Elektronický podpis v praxi: Jaký typ zvolit a kdy jej můžete použít?
Elektronické podepisování dokumentů je dnes běžnou součástí podnikání i každodenního života. Smlouvy se uzavírají na dálku, s úřady komunikujeme elektronicky a stále více dokumentů existuje pouze v digitální podobě.
Přesto se v praxi často setkáváme s otázkami:
- Stačí smlouvu podepsat naskenovaným podpisem?
- Je podpis přes DocuSign nebo Signi platný?
- Kdy potřebuji kvalifikovaný elektronický podpis?
- Mohu elektronicky podepsat kupní smlouvu na nemovitost nebo plnou moc?
Odpověď závisí na tom, o jaký dokument se jedná a komu je určen.
Jaká právní úprava elektronické podpisy upravuje?
Problematiku elektronických podpisů upravuje především:
- nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 (eIDAS), které platí ve všech členských státech Evropské unie,
- zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, a
- zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci.
Tyto předpisy rozlišují tři základní druhy elektronických podpisů.
1. Prostý elektronický podpis
Prostý elektronický podpis představuje nejjednodušší formu elektronického podpisu.
Může jím být například:
- naskenovaný vlastnoruční podpis vložený do dokumentu,
- podpis vytvořený prstem nebo elektronickým perem na displeji,
- jméno uvedené na konci e-mailu,
- podpis vytvořený prostřednictvím běžných elektronických podpisových platforem (např. DocuSign nebo Signi), pokud není založen na kvalifikovaném certifikátu.
Kdy jej můžete použít?
Ve většině běžných soukromoprávních vztahů.
Typicky například při:
- uzavírání obchodních smluv,
- nájemních smluv,
- smluv o poskytování služeb,
- objednávek,
- dohod mezi podnikateli.
Nařízení eIDAS totiž stanoví, že elektronickému podpisu nelze upřít právní účinky pouze proto, že je v elektronické podobě nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikovaný elektronický podpis.
Na co si dát pozor?
Největší slabinou prostého elektronického podpisu není jeho platnost, ale důkazní síla.
Vznikne-li mezi stranami spor, může být obtížné prokázat:
- kdo dokument skutečně podepsal,
- zda podpis vytvořila oprávněná osoba,
- zda dokument nebyl následně změněn.
Judikatura se této otázce postupně věnuje. Za zmínku stojí rozsudek Městského soudu v Praze ze dne 10. 9. 2024, č. j. 18 Co 217÷2024−259, který připustil, že i podpis vytvořený prostřednictvím služby DocuSign může splňovat požadavky na písemnou formu soukromoprávního jednání.
To však neznamená, že bude ve všech případech bez dalšího prokázáno, kdo dokument skutečně podepsal.
2. Zaručený elektronický podpis
Zaručený elektronický podpis poskytuje podstatně vyšší míru jistoty.
Je založen na certifikátu vydaném kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru (například PostSignum nebo I.CA), který před vydáním certifikátu ověřuje totožnost podepisující osoby.
Podpis je kryptograficky zabezpečen, takže:
- je spolehlivě propojen s podepisující osobou,
- umožňuje zjistit jakoukoli následnou změnu dokumentu,
- poskytuje výrazně vyšší důkazní hodnotu než prostý elektronický podpis.
Zaručeným podpisem lze podepisovat dokumenty přímo v běžně používaných programech, jako je Microsoft Outlook či Adobe Acrobat.
Kdy jej použít?
Zaručený elektronický podpis je vhodný zejména tehdy, pokud:
- chcete minimalizovat riziko budoucích sporů,
- uzavíráte významnější smlouvy,
- komunikujete s orgány veřejné moci.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis
Kvalifikovaný elektronický podpis představuje nejvyšší úroveň zabezpečení.
Stejně jako zaručený podpis je založen na kvalifikovaném certifikátu, navíc však musí být vytvořen prostřednictvím kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických podpisů (například USB tokenu nebo čipové karty), který splňuje přísné bezpečnostní požadavky.
Nařízení eIDAS staví kvalifikovaný elektronický podpis na roveň vlastnoručnímu podpisu ve všech státech Evropské unie.
Jaký elektronický podpis zvolit?
| Situace | Doporučený podpis |
| Běžná smlouva mezi podnikateli nebo soukromými osobami | Prostý elektronický podpis zpravidla postačí |
| Významné smlouvy s vyšší hodnotou | Zaručený elektronický podpis |
| Komunikace s úřady | Uznávaný elektronický podpis (zaručený nebo kvalifikovaný) nebo datová schránka |
| Dokumenty, u nichž chcete maximální právní jistotu | Kvalifikovaný elektronický podpis |
Elektronický podpis při komunikaci s úřady
Při komunikaci s českými orgány veřejné moci nelze zpravidla vystačit s prostým elektronickým podpisem.
Právní předpisy vyžadují použití tzv. uznávaného elektronického podpisu, kterým se rozumí:
- zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo
- kvalifikovaný elektronický podpis.
V mnoha případech však není elektronický podpis vůbec potřeba.
Pokud dokument odešlete prostřednictvím datové schránky, považuje právní řád přihlášení do datové schránky za dostatečné ověření identity odesílatele. Datová schránka proto představuje zpravidla nejjednodušší, nejrychlejší a zároveň bezplatný způsob komunikace s orgány veřejné moci.
Kdy nestačí ani elektronický podpis?
Existují právní jednání, u nichž zákon vyžaduje úředně ověřený podpis.
Typicky se jedná například o:
- některá právní jednání týkající se nemovitostí,
- generální plné moci,
- další případy stanovené zákonem.
V takové situaci nestačí pouze vytvořit elektronický podpis podle nařízení eIDAS. Je třeba zajistit také úřední ověření podpisu.
To lze provést například:
- na pracovišti Czech POINT,
- u notáře,
- u advokáta (někteří umožňují ověření i na dálku prostřednictvím videohovoru),
- prostřednictvím Portálu občana, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
Shrnutí
Volba správného elektronického podpisu závisí především na tom, co podepisujete, komu dokument zasíláte a jakou míru právní jistoty požadujete.
Obecně lze doporučit následující:
- Prostý elektronický podpis je ve většině běžných soukromoprávních vztahů dostačující, je však třeba počítat s nižší důkazní hodnotou.
- Zaručený elektronický podpis nabízí vyšší úroveň zabezpečení a je vhodný zejména pro významnější smlouvy nebo komunikaci s orgány veřejné moci.
- Kvalifikovaný elektronický podpis poskytuje nejvyšší míru právní jistoty a má stejné právní účinky jako vlastnoruční podpis.
- Při komunikaci s úřady je často nejjednodušším řešením využití datové schránky.
- Vyžaduje-li zákon úředně ověřený podpis, je nutné zajistit také jeho úřední ověření – samotný elektronický podpis v takovém případě nepostačuje.
Máte pochybnosti, jaký typ elektronického podpisu je ve Vašem případě vhodný, nebo potřebujete posoudit, zda lze konkrétní dokument podepsat elektronicky? Rádi Vám poradíme.
Kontaktujte naši advokátní kancelář:
📞 +420 222 513 170
